O gerenciamento do tempo à luz do livro “A tríade do tempo”
Quem nunca se sentiu perdido em meio à todas as tarefas que teria que realizar ao longo do dia ou da semana? Por qual tarefa começar? Qual, dentre as várias tarefas, é a mais importante? Qual deve ser realizada primeiro? Qual pode aguardar? Certamente muitas pessoas já se sentiram e já estiveram nesta situação e, por pior que seja ela, há solução! O livro “A tríade do tempo”, de autoria de Cristian Barbosa, ensina de forma bastante didática excelentes técnicas sobre gerenciamento do tempo que permitem evitar situações como estas.
Assim, a primeira coisa que se deve ter em mente quando se fala sobre gerenciamento do tempo é que embora tenhamos muitas tarefas para realizar, nem todas possuem o mesmo peso, a mesma importância. Por conta disto, podemos classificar as tarefas de três formas: tarefas importantes, tarefas urgentes e tarefas circunstanciais.
As TAREFAS IMPORTANTES são tarefas importantes para você e não para o outro; são atividades que proporcionarão benefícios para quem as executa nos seus planos físico, emocional, espiritual e mental. Via de regra, tais tarefas fazem com que a pessoa se sinta viva, dão sentido para a vida como, por exemplo, estar em contato com a família, com os amigos, frequentar um templo religioso, ou praticar um exercício físico, por exemplo.
As TAREFAS URGENTES são aquelas que precisam ser realizadas imediatamente, “para ontem” e, o não cumprimento delas gera consequências negativas, prejudiciais. As pessoas que estão desenvolvendo tarefas desse tipo, normalmente se sentem pressionadas e estressadas; por isso, elas devem ser evitadas.
As TAREFAS CIRCUNSTANCIAIS compreendem-se como sendo aqueles velhos hábitos e situações que não fazem sentido para a pessoa, desperdiçam tempo, não agregam valor, mas que muitas vezes são inevitáveis, como encontros indesejáveis com pessoas fora de hora; longo tempo gasto com televisão; celular; redes sociais e reuniões sem importância, situações estas que desperdiçam o tempo útil da pessoa e não lhe agregam valor.
Tomando como diretriz referida classificação das tarefas, a situação mais comum em que as pessoas se encontram é gastando o tempo de forma elevada e equivalente com tarefas circunstanciais e urgentes e de forma reduzida com as tarefas importantes. Ocorre que o cenário perfeito, satisfatório, quanto ao gasto do tempo, se dá quando o tempo é gasto de forma decrescente – seguindo a ordem de importância, com tarefas importantes, urgentes e, por último, as circunstanciais.
A fim de evitar estes desperdícios de tempo e, com o objetivo de proporcionar o máximo de qualidade no gerenciamento do tempo das pessoas é que Cristian Babosa, em seu livro, ensina a METODOLOGIA DA TRÍADE, representada por uma estrela de cinco vértices, em que em cada vértice é colocado uma etapa da tríade do tempo.
A primeira é a IDENTIDADE. Para sabermos qual seria a melhor forma para se gastar o tempo de vida, é necessário que, inicialmente, você se conheça e, este autoconhecimento pode ser alcançado através da contemplação das pessoas que lhe cercam, do sentido que elas trazem para sua vida; das coisas que fazem você se sentir vivo – uma vida religiosa, a prática de algum exercício físico, de alguma atividade voluntária, viagens, trabalho, enfim; se questionando sobre “se hoje fosse seu último dia de vida, qual seria o legado que você gostaria de deixar para o mundo e para as pessoas?”. Esta primeira etapa é base para as demais.
A segunda etapa é a definição de METAS. O gato da história infantil de Alice no país das maravilhas tem uma frase que diz que “se você não sabe aonde quer chegar, qualquer caminho serve”, por isso, para que a vida não seja a condutora do seu “caminho” ou defina seu “ponto de chegada”, estabelecer metas é extremamente importante. Com metas definidas você não se sentirá perdido, você saberá aonde quer chegar e, em decorrência disso, saberá filtrar as situações e oportunidades que surgirem em sua vida.
Assim, por exemplo, se uma nova situação ocorre em sua vida, você deve se perguntar se ela lhe coloca mais próximo do seu objetivo ou não, se colocar, abrace-a, se não, descarte-a. Por fim, estabeleça prazo para as suas metas: metas de curto prazo – 1 ano; de médio prazo – 1 a 5 anos e longo prazo – acima de 5 anos. Por fim, escreva suas metas, isso permitirá que elas se tornem mais palpáveis para você. A terceira etapa é o PLANEJAMENTO. De nada adianta você se conhecer, definir metas para sua vida, mas não pensar em COMO chegará nelas. Assim, através do planejamento, você traça o mapa de sua vida. Recomenda-se que a pessoa se planeje semanalmente, e, de preferência, antes que a semana comece, por isso, o melhor dia para elaborar o planejamento semanal é o domingo, ou a sexta-feira.
Seu planejamento semanal deve conter as atividades importantes, os compromissos – pessoais ou profissionais, as possíveis reuniões, as tarefas, enfim, tudo o que você tiver que resolver ao longo da semana. Aqui, o segredo é colocar horário e duração para todas as atividades e não preencher 100% (cem por cento) do seu tempo; lembre-se que tarefas urgentes e circunstanciais podem surgir e você terá que encaixá-las já entre as planejadas para sua semana.
ORGANIZAÇÃO, a quarta meta. No ambiente de trabalho, é importante manter a organização, descartando todo documento desnecessário, ou armazenando-o em um local específico; a área de trabalho do computador também deve estar limpa; bem como a caixa de entrada do e-mail. Por fim, para facilitar o dia a dia é importante que seja definido um horário específico para responder os e-mails e adotado um caderno digital, evitando, assim, aqueles diversos papéis que ficam soltos na mesa de trabalho.
Por fim, a última meta da tríade é a EXECUÇÃO. O autor recomenda que as tarefas não sejam anotadas em um papel, bem como que elas não sejam cumpridas inicialmente pelas mais fáceis, tal prática pode gerar uma sensação de frustração e, de forma prática, pode ter pouco resultado. Assim, recomenda-se que você anote o que realmente tem que fazer; faça uma estimativa de quanto tempo irá gastar para cumprir cada tarefa e comece pelo que é mais importante, isso causará um impacto positivo no seu dia. Por fim, tenha foco, só passe para outra tarefa quando terminar a primeira. E para quem e qual momento da vida se aplica a tríade do tempo? Para todas as pessoas que estão dispostas e interessadas em bem gastar o seu tempo e a todos os momentos; porque, em verdade, não há momento certo para começar a mudar, o momento certo é o AGORA!
Artigo
Drª Luana Andrade Souza Viana
